Privacybeleid

De Huur Kluis exploiteert het LexWWS™-platform, een reken- en rapportagedienst voor het Woningwaarderingsstelsel (WWS). Welke gegevens wij verwerken hangt af van welk product u afneemt.

(a) Rekenwizard en WWS-dossier: de pandkenmerken die u zelf invoert (zoals oppervlakte, energielabel, voorzieningenniveau en WOZ-waarde, en bij een kamer de gedeelde ruimten en het aantal huurders) en het e-mailadres dat u opgeeft bij de aankoop. Voor de gratis uitkomst in de rekenwizard (puntenaantal, maximale huurprijs en risico-indicatie, nu en onder de regels van het volgende jaar) wordt niets opgeslagen: die berekening verlaat de server niet en er wordt geen record aangemaakt.

(b) WWS Monitor-abonnement en klantportaal: uw e-mailadres, de door u aangemelde panden met het door uzelf gekozen label en de bijbehorende pandkenmerken, en de uitkomsten van iedere periodieke herberekening (puntenaantal en maximale huurprijs per controlemoment). Die historie wordt bewaard om het verloop over de tijd te kunnen tonen en om te kunnen vaststellen wanneer een uitkomst wijzigt. In het klantportaal ziet u daarnaast uw WWS-dossiers en aankopen, op basis van uw e-mailadres.

(c) Zakelijke licenties: de bedrijfsnaam, het e-mailadres van de contactpersoon en van de personen die toegang hebben tot het licentiedashboard, en de panden die binnen dat dashboard worden opgeslagen.

(d) Contactformulier: uw naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam, het door u gekozen licentietype en uw bericht.

(e) Beoordelingen: na een aankoop of na de activering van een WWS Monitor-abonnement sturen wij u één e-mail met de vraag om een beoordeling. Daarvoor bewaren wij uw e-mailadres, het product waarvoor wij het verzoek sturen, het moment van versturen, of u via de link een beoordeling hebt gegeven en of u zich hebt afgemeld voor deze verzoeken. Geeft u een beoordeling, dan bewaren wij het aantal sterren (één tot en met vijf), uw tekst, uw voornaam of 'Anoniem', uw woonplaats of rol (bijvoorbeeld 'verhuurder'), of u toestemming geeft de beoordeling op onze website te tonen, en ons besluit over de beoordeling met het moment ervan. Uw e-mailadres bewaren wij alleen om de beoordeling aan uw aankoop te koppelen; het wordt nooit getoond. Wij vragen niet naar uw achternaam of adres.

Wij maken geen gebruik van identiteitsverificatie, een Kadaster-koppeling of een wachtwoordgebaseerde accountregistratie. Er wordt geen Burgerservicenummer (BSN) of ander identiteitsdocument verwerkt. Wij vragen niet naar de naam of gegevens van een eventuele huurder; voert u die zelf in een vrij tekstveld in, dan bent u daarvoor zelf verantwoordelijk. Dat geldt ook voor de tekst van een beoordeling: vermeld daarin geen gegevens van anderen.

Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). De pandkenmerken worden gekoppeld aan uw aankoop of abonnement en gebruikt om het WWS-dossier te berekenen en opnieuw te kunnen tonen zonder dat u gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Uw e-mailadres wordt gebruikt om de factuur en de link naar uw WWS-dossier te versturen, om u een inloglink voor uw klantportaal of dashboard te sturen, en om u te informeren wanneer een berekening van een door u bewaakt pand wijzigt of wanneer een incasso mislukt. Ook het eenmalige verzoek om een beoordeling te geven, dat wij u drie dagen na uw betaling of na de activering van uw abonnement per e-mail sturen, hoort bij de nazorg van uw aankoop. U kunt zich daarvoor met één klik afmelden via de link in die e-mail; wij sturen u dan nooit meer een verzoek. Het verzoek bevat geen korting of beloning, en berichten over uw aankoop zelf, zoals de factuur, blijft u gewoon ontvangen.

Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). In twee gevallen vragen wij daarvoor uw toestemming:

Ten eerste, uitsluitend als u bij de aankoop het daarvoor bestemde vakje aanvinkt, dat standaard uitgevinkt is, gebruiken wij uw e-mailadres om u te berichten wanneer de WWS-tabellen wijzigen en uw WWS-dossier daardoor verouderd raakt. U kunt die toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in iedere dergelijke e-mail, zonder in te loggen.

Ten tweede, uitsluitend als u bij uw beoordeling het daarvoor bestemde vakje aanvinkt, dat standaard uitgevinkt is, tonen wij uw beoordeling met de sterren, uw tekst, uw voornaam of 'Anoniem' en uw woonplaats of rol op onze website. Zonder dat vakje blijft uw beoordeling intern: wij bewaren en lezen haar, maar tonen haar niet. Wij controleren elke beoordeling voordat zij wordt getoond en kunnen haar weigeren of verwijderen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, en uw beoordeling laten verwijderen, via het contactformulier op de website. Wij halen de beoordeling dan zo snel mogelijk van de website en verwijderen haar uit onze administratie. Het intrekken van toestemming raakt de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment niet. Het intrekken van toestemming raakt de e-mails uit de eerste alinea niet: die horen bij de uitvoering van de overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij beperken het aantal aanvragen per IP-adres om misbruik en overbelasting van de Dienst tegen te gaan. Daarvoor wordt een technische sleutel met een teller kortstondig opgeslagen.

Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Factuurgegevens worden bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen.

Factuurgegevens bewaren wij zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

De pandkenmerken en het e-mailadres bij een WWS-dossier of een andere eenmalige aankoop bewaren wij bij het aankooprecord, zodat het dossier opnieuw kan worden opgehaald. Gegevens van een WWS Monitor-abonnement bewaren wij zolang het abonnement loopt; na opzegging worden de aangemelde panden en de bijbehorende controlehistorie verwijderd wanneer de bewaarplicht voor het bijbehorende factuurgegeven dat toelaat.

Een afmelding voor de tabelwijzigingsmail leggen wij vast als afmelding en verwijderen wij niet: zonder die vastlegging zou een volgende aankoop met hetzelfde e-mailadres uw afmelding ongemerkt ongedaan maken. Hetzelfde geldt voor een afmelding voor het verzoek om een beoordeling.

Het record van een reviewverzoek (uw e-mailadres, het product, het moment van versturen en of u het hebt gebruikt of u hebt afgemeld) bewaren wij zolang het aankooprecord waar het bij hoort, zodat wij u nooit twee keer om dezelfde aankoop vragen en uw afmelding blijft gelden.

Een beoordeling bewaren wij tot u haar intrekt of tot wij haar zelf verwijderen. Trekt u haar in, dan halen wij haar van de website als zij daar stond en verwijderen wij haar uit onze administratie.

Er is op dit moment geen geautomatiseerde verwijdering na afloop van deze termijnen. U kunt te allen tijde een verzoek tot verwijdering indienen; wij honoreren dit zodra en voor zover de fiscale bewaarplicht dit toelaat.

Betalingen worden verwerkt door Mollie B.V., een betaalinstelling onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB). Bij een abonnement legt Mollie tevens de door u afgegeven machtiging vast om de jaarlijkse verlenging te kunnen incasseren. De Huur Kluis houdt zelf geen betaalkaart- of rekeninggegevens aan.

E-mail (facturen, dossierlinks, inloglinks en meldingen over gewijzigde berekeningen) wordt verstuurd via Resend. Voor technische foutregistratie maken wij gebruik van Sentry; zie artikel 7 over wanneer dat wordt ingeschakeld.

Voor het LexWWS™-AI optimalisatie-advies worden de door u ingevoerde pandkenmerken verwerkt door Anthropic, PBC (Verenigde Staten). Anthropic ontvangt uitsluitend de pandkenmerken die voor die analyse nodig zijn; uw naam, e-mailadres en betaalgegevens worden daarbij niet gedeeld. Heeft een zakelijke licentienemer gekozen voor het gebruik van een eigen sleutel bij de AI-leverancier, dan vindt die verwerking plaats onder de overeenkomst van die licentienemer met die leverancier.

Om te zien hoe de site wordt gebruikt en hoe snel de pagina's laden, gebruiken wij Vercel Web Analytics en Vercel Speed Insights. Zie artikel 7.

Onze hosting- en databasepartijen (Vercel, Inc. en Neon, Inc.) verwerken gegevens namens ons als hostingomgeving. Met alle hierboven genoemde verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG; voor doorgifte van gegevens buiten de EER treffen wij de daarvoor wettelijk vereiste waarborgen. De Huur Kluis blijft in alle gevallen verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevens worden versleuteld verzonden (TLS/HTTPS) en opgeslagen bij een gecertificeerde databaseleverancier. Toegang tot de productieomgeving is beperkt tot geautoriseerde beheerders, beveiligd met tweestapsverificatie.

Voor het klantportaal (met daarin het WWS Monitor-dashboard) en het licentiedashboard werken wij bewust zonder wachtwoorden. U vraagt een inloglink aan, die per e-mail wordt verstuurd en kort geldig is. Na gebruik wordt een sessiecookie geplaatst waarmee u ingelogd blijft; die cookie is strikt noodzakelijk voor de dienst en wordt niet voor andere doeleinden gebruikt. U kunt uitloggen via de knop in het portaal, waarna de sessie wordt ingetrokken.

Een gevolg van deze opzet is dat iedereen die toegang heeft tot uw e-mailbox een inloglink kan opvragen. Behandel uw mailbox daarom als de sleutel tot uw klantportaal.

Om u te kunnen helpen bij een vraag of storing kan een geautoriseerde medewerker van De Huur Kluis het klantportaal bekijken zoals u het ziet. Zo'n sessie is maximaal een uur geldig, wordt vastgelegd en is in het portaal herkenbaar aan een gele balk.

De link naar een afgerekend WWS-dossier bevat een willekeurig gegenereerde toegangscode en is niet aan een inlog gebonden: wie over die link beschikt, kan het dossier bekijken. Deel de link daarom niet breder dan bedoeld.

Onder de AVG heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Een verzoek kunt u indienen via het contactformulier op de website of per e-mail; het e-mailadres staat bij de bedrijfsgegevens onderaan iedere pagina. Wij reageren binnen één maand.

Heeft u toestemming gegeven, bijvoorbeeld om een beoordeling op onze website te tonen, dan kunt u die toestemming op elk moment intrekken, op dezelfde manier en even gemakkelijk als u haar gaf, via het contactformulier op de website.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg plaats. De uitkomst van de rekenmodule is een indicatieve berekening; er wordt op basis daarvan door ons geen besluit over u genomen.

De Huur Kluis plaatst geen advertentie- of trackingcookies. Wij gebruiken een strikt noodzakelijke sessiecookie voor het klantportaal en het licentiedashboard (zie artikel 5) en slaan uw keuze in de cookiemelding lokaal in uw browser op, zodat die melding niet bij elk bezoek terugkeert. Voor beide is geen toestemming vereist en beide worden niet voor analyse gebruikt.

Wij tellen anoniem hoeveel bezoekers de site heeft, welke pagina's zij bekijken, waar zij vandaan komen (bijvoorbeeld een zoekmachine of een andere site) en hoe snel de pagina's laden. Dat doen wij met Vercel Web Analytics en Vercel Speed Insights, zonder cookies en zonder iets op uw apparaat op te slaan. Uw IP-adres wordt daarbij niet bewaard en wij kunnen u er niet mee herkennen. Het beheer, uw eigen dashboard en de inloglinks meten wij nooit; van een dossier- of beoordelingslink wordt de persoonlijke toegangscode niet meegestuurd. Kiest u in de cookiemelding 'Weigeren', dan telt u niet mee.

Onze foutregistratie (Sentry) wordt uitsluitend ingeschakeld wanneer u in de cookiemelding op 'Accepteren' klikt. Kiest u 'Weigeren', of maakt u geen keuze, dan wordt die niet geladen en worden er dus ook geen technische identifiers of prestatiegegevens naar Sentry verzonden. De site werkt in beide gevallen volledig.

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd, onder meer om aan te sluiten bij wijzigingen in de Dienst of de toepasselijke regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.